Contracte d'encàrrec del tractament

Aquest contracte regula el tractament que Playium fa, per compte de cada parc, de les dades personals que el parc gestiona a la plataforma. Forma part de les Condicions del servei i queda acceptat amb elles en contractar. En matèria de protecció de dades, preval sobre les condicions.

Normativa aplicable: el Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i la Llei Orgànica 3/2018 quan el parc estigui establert a Espanya o tracti dades de persones que resideixen a la Unió Europea; la Llei 29/2021, del 28 d'octubre, qualificada de protecció de dades personals (LQPD) i el Decret 391/2022 quan estigui establert a Andorra. On coincideixen, se cita el RGPD per brevetat: l'article 31 de la LQPD imposa a l'encarregat les mateixes obligacions que l'article 28 del RGPD.

El mode sense connexió del taulell desa al navegador del dispositiu del parc una còpia de les dades del local, per poder continuar cobrant sense xarxa: les famílies, amb totes les dades de tutors i nens i els seus bons; les reserves i esdeveniments des de 60 dies enrere, amb les seves notes, camps personalitzats i dades de contacte del client; i les entrades, consums i caixes recents. La custòdia d'aquests dispositius correspon al parc.

Si el parc tracta dades de salut, ell determina que són necessàries i garanteix la base jurídica de l'article 9.2 del RGPD (normalment, el consentiment explícit del tutor). Playium els aplica les mateixes mesures de seguretat que a la resta de dades i, a més, la dada del camp propi s'esborra sola 30 dies després de la visita (si arriba per WhatsApp, el missatge que la portava es buida a la còpia de la conversa que desa Playium en desar-la) i queda fora del feed ICS, dels emails i de l'assistent d'IA.

Playium s'obliga a (art. 28.3 RGPD; art. 31.4 LQPD):

• Tractar les dades només seguint les instruccions documentades del parc [28.3.a]: les d'aquest contracte, les de les condicions del servei i les que el parc dona en fer servir la plataforma (donar d'alta famílies, cobrar, enviar avisos, activar mòduls, esborrar). Si Playium considera que una instrucció infringeix la normativa, avisarà el parc immediatament. Només tractarà les dades fora d'aquestes instruccions si ho exigeix la llei, i en aquest cas avisarà abans el parc, llevat que la llei ho prohibeixi. • No transferir dades a un tercer país sense les garanties de la clàusula 7 [28.3.a]. • Garantir que les persones autoritzades a tractar les dades s'han compromès a respectar la confidencialitat [28.3.b]. El personal de Playium accedeix a les dades d'un parc només per operar el servei, resoldre incidències o atendre una petició de suport del mateix parc. El seu accés de suport (administració de la plataforma) permet veure les dades de tots els parcs, incloses les de salut; es limita a aquestes finalitats i queda subjecte a aquest deure de confidencialitat. • Aplicar les mesures de seguretat de l'article 32 del RGPD descrites a l'annex (clàusula 11) i mantenir-les al dia [28.3.c]. • Respectar les condicions de subcontractació de la clàusula 6 [28.3.d]. • Ajudar el parc a respondre a les sol·licituds d'exercici de drets [28.3.e]: si una família s'adreça a Playium, Playium traslladarà la sol·licitud al parc sense dilació i en un màxim de 3 dies laborables. Des del tauler el parc pot consultar i corregir les fitxes de família; eliminar una família des del tauler la desactiva (deixa de veure's al tauler i a l'app, i els seus comptes d'accés queden bloquejats) i Playium la pot recuperar a petició del parc; per atendre una sol·licitud de supressió, el parc fa servir «Suprimir les dades personals», que esborra o anonimitza de manera definitiva les dades personals de la família i conserva sense elles la comptabilitat que el parc ha de guardar per llei. • Ajudar el parc a complir les seves obligacions de seguretat, notificació de violacions, avaluació d'impacte i consulta prèvia (articles 32 a 36 del RGPD) [28.3.f], amb la informació de què disposi com a encarregat. • Suprimir o retornar les dades en acabar el servei d'acord amb la clàusula 9 [28.3.g]. • Posar a disposició del parc la informació necessària per demostrar el compliment d'aquestes obligacions i permetre auditories d'acord amb la clàusula 10 [28.3.h].

A més, Playium porta un registre de les categories d'activitats de tractament que fa per compte dels parcs (article 30.2 del RGPD; article 32 de la LQPD).

El parc, com a responsable:

• Garanteix que té base jurídica per tractar les dades que introdueix a la plataforma i que informa les famílies i el seu personal d'aquest tractament, inclòs que Playium actua com el seu encarregat. Per informar les famílies, Playium genera l'avís de privacitat del parc amb les dades que el parc introdueix a la seva configuració (raó social, NRT/NIF, adreça i telèfon) i amb els serveis que té activats, i el publica només quan aquestes dades són completes; el parc és responsable del seu contingut i de completar i mantenir al dia aquestes dades. • Recull el consentiment dels tutors quan calgui (en particular, per a les dades de salut) i el pot acreditar. En donar-se d'alta a l'app de famílies, en demanar una reserva i en inscriure's a una activitat del calendari públic, el tutor marca una casella que enllaça a l'avís de privacitat del parc o, mentre el parc no el tingui publicat, a la política de privacitat de Playium i, si el parc l'ha publicat a Playium, al seu avís legal; en una reserva per WhatsApp, l'assistent envia l'enllaç a aquest mateix text i, si n'hi ha, el text de l'avís legal del parc, i demana un sí explícit; en donar d'alta una família des de la secció Famílies del tauler, el personal del parc declara que ha informat la família. Playium guarda quina versió es va acceptar o declarar i quan i, excepte a WhatsApp, des de quin navegador i la IP, aquesta només com a hash. Si el parc activa el camp d'al·lèrgies i necessitats especials, la família consent amb una casella pròpia (per WhatsApp, amb un sí explícit a un missatge fix), el personal que ho anota al tauler declara que la família ho ha autoritzat, i Playium guarda la constància de la mateixa manera. • Dona a Playium únicament instruccions lícites, a través d'aquest contracte i de l'ús de la plataforma. • Decideix quines dades són necessàries (minimització), quins camps demana a les famílies i quins mòduls activa (WhatsApp amb assistent d'IA, sincronització de calendari, passarel·les de pagament), i fa l'avaluació d'impacte quan escaigui. • Gestiona els permisos del seu personal i la custòdia de les seves credencials i dels dispositius des dels quals fa servir la plataforma. • Fixa els terminis de conservació que li apliquin i decideix quan se suprimeixen les dades: la supressió de les dades d'una família la fa el mateix parc des del tauler amb «Suprimir les dades personals» (clàusula 4), i la de totes les seves dades en acabar el servei segueix la clàusula 9. Per defecte, Playium esborra automàticament les comunicacions (missatges de WhatsApp, registre de correus enviats, avisos del tauler i recordatoris) en els terminis que indica la Política de privacitat; el parc pot demanar la supressió abans.

El parc autoritza de manera general Playium a recórrer, per prestar el servei, als subencarregats que s'enumeren a la llista de subencarregats, que indica què fa cadascun, quines dades tracta i on, i data cada canvi (també els anomena la Política de privacitat): allotjament i base de dades, correu, notificacions push, missatgeria de WhatsApp, intel·ligència artificial, analítica i monitorització d'errors (art. 28.2 RGPD; art. 31.3 LQPD).

Playium avisarà el parc de qualsevol incorporació o substitució d'un subencarregat amb almenys 30 dies d'antelació, per email a l'administrador del parc. Durant aquest termini el parc pot oposar-s'hi per motius raonables relacionats amb la protecció de dades escrivint a hola@limbo.ad. Si l'oposició no es pot resoldre, el parc pot resoldre el contracte sense penalització abans que el canvi tingui efecte. Si el parc no accepta la llista actualitzada al tauler, s'aplica la suspensió de l'accés de la clàusula 15 de les Condicions del servei.

Playium imposa a cada subencarregat, per contracte, obligacions de protecció de dades equivalents a les d'aquest contracte, i continua sent responsable davant del parc del seu compliment (art. 28.4 RGPD; art. 31.5 LQPD).

Els proveïdors propis del parc no són subencarregats de Playium. En particular, les passarel·les de pagament que el parc contracta (Stripe o PayPal) tracten les dades de pagament de les famílies sota el contracte del parc amb elles, i el proveïdor del calendari al qual el parc sincronitzi el seu feed ho fa sota el compte del parc.

Playium està establerta a Andorra, que compta amb una decisió d'adequació de la Comissió Europea (Decisió 2010/625/UE), per la qual cosa la comunicació de dades d'un parc de la Unió Europea a Playium no requereix garanties addicionals. La base de dades i els arxius del servei s'allotgen a la Unió Europea (regió eu-west-1, Irlanda). Les funcions del servidor s'executen a la xarxa de Supabase, a la regió més propera a cada petició, que pot ser als Estats Units.

Quan un subencarregat tracti dades en un país sense decisió d'adequació (per exemple, els Estats Units), la transferència s'empara en la seva certificació sota el Marc de Privacitat de Dades UE-EUA o en les clàusules contractuals tipus de la Decisió (UE) 2021/914. Playium facilitarà al parc, a petició, còpia o resum d'aquestes garanties.

Playium notificarà al parc, sense dilació indeguda i en tot cas en un màxim de 48 hores des que en tingui coneixement, qualsevol violació de la seguretat de les dades personals que tracti pel seu compte, per email a l'administrador del parc, amb almenys: la naturalesa de la violació, les categories i el nombre aproximat d'interessats i de registres afectats, les conseqüències probables, les mesures adoptades o proposades i un punt de contacte. Si no és possible donar tota la informació alhora, es facilitarà per fases.

Correspon al parc, com a responsable, decidir si notifica l'autoritat de control (72 hores: article 33 del RGPD; article 36 de la LQPD) i si comunica la violació als interessats. Playium li prestarà l'assistència necessària i documentarà l'incident.

Mentre dura el servei i durant els 30 dies següents a la baixa, l'administrador del parc pot descarregar totes les seves dades des del tauler (Configuració › Les teves dades; si la llicència ha caducat, des de la pantalla que apareix en entrar): un zip amb un fitxer CSV per taula, els arxius del parc i un fitxer LEEME.txt que descriu cada taula i n'enumera les columnes. La descàrrega no inclou secrets (claus de les passarel·les de pagament, tokens de WhatsApp, enllaços privats, codis d'un sol ús) ni les dades pròpies de Playium (la subscripció del parc, les seves factures i els registres interns de Playium). Si el parc ja estava de baixa quan Playium va activar aquest procediment, els terminis d'aquesta clàusula compten des d'aquesta activació. Mentre la subscripció del parc continuï viva a la passarel·la de pagament (per exemple, en pausa o pendent de cobrament), la descàrrega continua oberta i no se suprimeix res.

Als 90 dies de la baixa, Playium suprimeix automàticament les dades del parc, els seus arxius i els comptes d'accés del seu personal i de les seves famílies. Playium avisa per correu electrònic l'administrador del parc en acabar el servei, 7 dies abans que tanqui la descàrrega i en completar la supressió. Si el parc reactiva la subscripció abans, la supressió es cancel·la. El parc pot demanar, a més, una supressió anterior escrivint a hola@limbo.ad des de l'email associat al compte: aquesta la programa Playium i s'executa al cap de cinc dies. Les còpies de seguretat automàtiques de la base de dades (clàusula 11) es renoven cada dia i conserven cada còpia set dies, així que les dades suprimides desapareixen també d'aquestes còpies en aquest termini. A petició del parc, Playium certificarà per escrit la supressió.

Playium conserva la facturació de la subscripció del parc a Playium (les seves dades fiscals, la subscripció i el seu historial de cobraments) durant 6 anys des de la supressió, en un arxiu a part, bloquejat i sense accés del parc, per complir les seves obligacions legals, i després l'esborra. Fora d'això, Playium pot conservar, bloquejades, les dades estrictament necessàries per complir una obligació legal pròpia o atendre responsabilitats derivades del tractament, durant el termini de prescripció que correspongui, sense tractar-les per a cap altra finalitat.

Playium posa a disposició del parc la documentació que acredita el compliment d'aquest contracte: aquest text, la llista de subencarregats, la descripció de les mesures de seguretat i, quan n'hi hagi, els informes d'auditoria o certificacions dels seus proveïdors d'infraestructura.

El parc, o un auditor independent designat per ell i subjecte a confidencialitat, podrà auditar el compliment d'aquest contracte un cop l'any, o a més després d'una violació de la seguretat o a requeriment d'una autoritat de control, amb un preavís de 30 dies, en horari laboral, sense pertorbar el servei ni accedir a dades d'altres parcs, i assumint els seus propis costos. Playium col·laborarà i respondrà per escrit a les qüestions plantejades.

Mesures que Playium aplica avui (explicades amb més detall a Seguretat):

• Xifratge: totes les comunicacions amb la plataforma van xifrades (HTTPS/TLS). La base de dades i els arxius s'allotgen a Supabase, que els xifra en repòs. • Ubicació: base de dades i arxius a la Unió Europea (regió eu-west-1, Irlanda). • Aïllament entre parcs: cada registre porta el local al qual pertany i les polítiques de seguretat a nivell de fila de la base de dades impedeixen que un parc llegeixi o modifiqui les dades d'un altre. Els arxius de cada parc es desen a la seva pròpia carpeta. • Control d'accés: comptes personals per al personal del parc amb dos rols (administrador i empleat); comptes de família que només veuen les dades de la seva pròpia família; contrasenyes desades pel proveïdor d'autenticació de manera irreversible; canvi obligatori de la contrasenya temporal que rep per email una família donada d'alta al taulell quan activa el seu compte; l'enllaç del calendari sincronitzat fa servir un codi secret que el parc pot regenerar. • Còpies de seguretat: còpies automàtiques diàries de la base de dades, conservades set dies. • Entorns separats: els entorns de proves i de producció fan servir bases de dades diferents. • Secrets fora del codi: les claus dels serveis externs es desen com a secrets del servidor, no al codi ni al navegador. • Minimització: els errors que el servidor envia a l'eina de monitorització (Sentry) es registren sense emails, telèfons ni claus; el parc pot activar una versió reduïda del calendari sincronitzat, sense el telèfon, l'email ni les notes de la família ni les dades de qui celebra l'aniversari (conserva el nom del client). • Personal de Playium: accés a les dades d'un parc limitat a operar el servei, resoldre incidències o atendre el suport que demani el mateix parc, amb compromís de confidencialitat. • Gestió d'incidents: amb els terminis de la clàusula 8.

Cada part respon dels danys que causi per incomplir la normativa de protecció de dades o aquest contracte, d'acord amb l'article 82 del RGPD: Playium, dels derivats d'incomplir les obligacions que la normativa imposa als encarregats o d'actuar al marge de les instruccions del parc; el parc, dels derivats de la licitud del tractament, del deure d'informació i de les seves instruccions. Les limitacions de responsabilitat de les condicions del servei s'apliquen entre les parts en la mesura que la llei ho permeti.

Aquest contracte preval sobre les condicions del servei pel que fa al tractament de dades personals. Es regeix per la normativa de protecció de dades aplicable a cada part i, en la resta, per la llei i la jurisdicció de les condicions del servei. Es publica en castellà, català i anglès; si hi hagués discrepàncies, preval la versió en castellà.